Las soluciones de software contable nacieron hace varias décadas para cumplir con una importante función: llevar registros precisos de los datos financieros de las empresas -como sus compras y sus ventas-, para facilitar la gestión y apoyar el cumplimiento de las disposiciones tributarias. Sin duda, una tarea importante y vital para el crecimiento de cualquier negocio.

Con la consolidación del software en la nube y la utilización de nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial, algunas aplicaciones avanzadas, como Zoho Books, ahora integran funciones para conocer la realidad contable del negocio en tiempo real, optimizar el funcionamiento de la empresa, elevar las ventas y pagar obligaciones tributarias fácilmente. Además permiten adelantar procesos de facturación electrónica, calcular impuestos o gestionar proyectos fácilmente.

"La Inteligencia Artificial juega un papel importante en la automatización de cuentas por pagar y la gestión de gastos. Esto se puede ver en la extracción de información de recibos y facturas, la detección de fraudes y duplicados, y el enrutamiento automático de las facturas a la siguiente etapa de procesamiento, lo que elimina los procesos manuales de ingreso de datos", dice Raju Vegesna, Jefe Evangelista de Zoho.

Con esto, existen varias características que deben buscar las organizaciones antes de elegir una plataforma para gestionar sus finanzas. Estas son algunas de esas claves:

1. Facturación inteligente. Junto al soporte para facturas tradicionales y electrónicas, las aplicaciones contables deben crear perfiles recurrentes para pedidos regulares y programar envíos automáticos cada vez que se realizan pedidos. También pueden configurar recordatorios automáticos basados en las fechas de vencimiento o de pago de las facturas, así como realizar un seguimiento de las que están pendientes por pagar, para enviar recordatorios a los clientes. 

2. Cumplimiento a las normas locales. Una buena herramienta tiene que cumplir con las normas fiscales mexicanas y facilitar la presentación de impuestos, en especial cuando existen diversas tasas impositivas. En el caso de Zoho Books, por ejemplo, también brinda una mejor comprensión de los impuestos mediante informes de resumen que ayudan a mantener el orden y estar listo para el momento de realizar los pagos.

3. Analítica integrada. Los informes contables permiten que los empresarios comprendan las tendencias financieras y analicen los patrones de crecimiento de las empresas. "Las soluciones más avanzadas y reconocidas en el mundo ya utilizan Inteligencia Artificial para consolidar datos, ingresar fórmulas y generar informes detallados automáticos, que ayuden a tomar decisiones de negocio rápidamente", dice el ejecutivo de Zoho. Junto a los tres estados financieros cruciales que una organización debe conocer (el estado de flujo de efectivo, el estado de pérdidas y ganancias y el balance general), ahora compilan información sobre otros aspectos, como ventas, compras, impuestos, inventario y proyectos.

4. Pagos en línea. Una solución contable moderna integra varias pasarelas digitales que ofrezcan a los clientes formas rápidas y seguras de pagar en línea, a través de varios métodos de pago, como tarjetas de crédito y débito o transferencias bancarias. Así mismo, con clientes en todo el mundo, estas aplicaciones están preparadas para administrar todo tipo de divisas, pero realizar la contabilidad en pesos. Esto elimina discrepancias y cálculos adicionales en transacciones extranjeras.

5. Conciliaciones bancarias. Al conectar las cuentas bancarias al software de contabilidad, las empresas obtienen sus estados automáticamente, pueden personalizar criterios y reglas bancarias para categorizar y hacer coincidir automáticamente las transacciones. Con esta función simplificada, el negocio está listo para la auditoría durante todo el año.

6. Gestión de inventarios. Este es un requisito indispensable para garantizar la disponibilidad de los productos y brindar un mejor servicio al cliente. Con esta función, la empresa tiene la posibilidad de rastrear la ubicación de sus artículos, así como contabilizar y generar informes. El software contable ayuda con el registro de códigos de existencias (SKU), agregando imágenes de artículos, creando paquetes y rastreando el movimiento de artículos por número de serie o lote. Cuando recibe un pedido, puede usar la solución para registrarlo, convertirlo en una factura tras la aprobación de pago y asociarle los impuestos correspondientes, por ejemplo.

7. Aprovecha las ventajas de 'la nube'. Al estar basados en la nube, sistemas contables como Zoho Books siempre están actualizados con las normas contables más recientes y los datos cuentan con respaldo permanente en centros que cumplen altos estándares de privacidad y seguridad. Esto además representa ahorros, al pagarla mensuales y solo por la cantidad de usuarios que requiere. Los empresarios ahora pueden revisar y gestionar las finanzas de la empresa desde sus teléfonos inteligentes, mediante aplicaciones móviles.