A busca por eficiência operacional se tornou uma prioridade estratégica para empresas em expansão acelerada. No franchising, onde escalabilidade e padronização caminham lado a lado, equilibrar crescimento e controle de custos é um dos principais desafios das redes. Foi exatamente esse movimento que levou a rede de brechós Peça Rara a reformular sua estrutura de e-mails corporativos, alcançando uma redução de R$180 mil em despesas operacionais com a adoção do Zoho Mail, solução da Zoho.

Fundada há 19 anos em Brasília, a Peça Rara operou durante mais de uma década com seis lojas próprias antes de iniciar, em 2019, sua expansão nacional por meio do modelo de franquias. O crescimento acelerado da rede trouxe novos desafios tecnológicos, especialmente relacionados à gestão de contas de e-mail corporativo para franqueados, equipes de suporte e áreas operacionais.

“O Peça Rara não nasceu com a intenção de ser uma rede franqueadora, mas, quando percebemos que existia um know-how replicável para o Brasil inteiro, a família fundadora decidiu investir nesse braço de franquias”, afirma Matheus Andrade, CEO do Peça Rara.

Com a evolução da operação e o aumento do número de usuários, a antiga solução de e-mail passou a apresentar um custo elevado para a realidade da companhia. Segundo a empresa, o cenário tornou-se mais evidente quando a rede atingiu cerca de 300 contas corporativas.

A necessidade levou a companhia a buscar uma plataforma que entregasse redução de custos, segurança, estabilidade e facilidade de gestão. Entre os critérios considerados estavam recursos de proteção contra phishing e spam, confiabilidade na entrega das mensagens e capacidade de escalar contas individualmente conforme a necessidade de cada usuário.

“A nossa visão foi sempre trazer eficiência sem perder o nível de serviço que já entregamos aos franqueados. Precisávamos de uma solução robusta, mas que não gerasse atrito na operação”, explica o CEO.

Segundo a rede, a migração para o Zoho Mail ocorreu de forma rápida e com impacto operacional mínimo. Utilizando a ferramenta de migração da plataforma, as cerca de 290 contas de e-mail foram transferidas praticamente de um dia para o outro, reduzindo significativamente o downtime da operação.

“O processo foi muito tranquilo. Conseguimos fazer toda a migração com um downtime extremamente baixo, sem comprometer o funcionamento da rede”, afirma William Castro, CTO da Peça Rara.

Para a Zoho Brasil, o movimento reforça uma tendência crescente entre empresas em expansão: buscar soluções tecnológicas mais flexíveis e financeiramente sustentáveis, sem abrir mão da segurança e da performance.

“Empresas em rápido crescimento precisam de plataformas que acompanhem sua escalabilidade operacional sem transformar tecnologia em um centro de custo excessivo”, afirma Fernanda Bordini, Head da unidade de produtividade e colaboração da Zoho Brasil. “O que vemos no caso da Peça Rara é uma estratégia muito alinhada ao atual momento do mercado: otimizar recursos, simplificar operações e direcionar investimentos para áreas mais estratégicas do negócio”.

O principal impacto percebido pela empresa foi financeiro. A redução de custos mensais variou entre R$14 mil e R$15 mil, orçamento que passou a ser direcionado para novas iniciativas de tecnologia e inteligência operacional. Somados os custos operacionais reduzidos em um ano,  período em que se estende a parceria, o total chega a R$180 mil.

“Esse foi, sem dúvida, o principal ganho. Conseguimos redirecionar esse budget para outras soluções tecnológicas e projetos estratégicos”, destaca Castro.

Além da economia, a rede destaca ganhos relacionados à segurança e à qualidade da entrega das mensagens. Como a marca possui grande exposição pública, especialmente em redes sociais e comunicação com fornecedores, o filtro de e-mails indesejados era uma preocupação estratégica.

“A entrega dos e-mails tem sido muito boa, assim como a filtragem de mensagens indesejadas. Para uma rede como a nossa, que possui contas amplamente divulgadas, isso faz muita diferença”, salienta o CTO.

Segundo a executiva da Zoho, a preocupação das empresas com proteção contra spam, phishing e vazamento de informações tem impulsionado a adoção de soluções corporativas mais robustas.

“Hoje, a discussão sobre plataformas de e-mail vai muito além da comunicação. Estamos falando de segurança, produtividade, governança e continuidade operacional”, afirma Bordini. “As organizações precisam equilibrar crescimento, experiência do usuário e eficiência financeira, especialmente em operações distribuídas, como redes de franquias”.