Conhecida como a Cidade do Livro e localizada no centro do Estado de São Paulo, Lençóis Paulista vem passando por um processo de modernização de sua estrutura administrativa, que atualmente reúne mais de 2.500 servidores municipais. Uma das mudanças recentes ocorreu nos bastidores, na forma como funcionários e gestores se comunicam e acessam ferramentas de trabalho.

Durante anos, a comunicação interna dos colaboradores funcionou a partir de um servidor próprio e de uma aplicação considerada antiga pelo município. A solução apresentava limitações de armazenamento e mobilidade e, em algumas secretarias, isso acabou estimulando o uso de ferramentas paralelas e contas de e-mail não oficiais desconhecidas pela equipe de tecnologia, comportamento conhecido como shadow IT.

Sem uma estrutura centralizada, o controle sobre as ferramentas utilizadas pelos servidores era dificultoso, já que colaboradores que precisavam circular entre unidades da administração municipal — em sua maioria, gestores de diferentes secretarias municipais — não tinham acesso adequado a e-mails e agendas, nem mesmo pelo celular.

Para o município, manter servidores, equipamentos de armazenamento e toda a infraestrutura necessária para sustentar esse ambiente também significava custos e uma carga adicional de administração.

"Uma das grandes dificuldades que nós tínhamos é que algumas secretarias utilizavam ferramentas paralelas, como e-mails não oficiais para a comunicação. Isso saía do controle da área de tecnologia e também fazia com que não atendêssemos a todos os requisitos de segurança", afirma Ricardo Conti Barbeiro, secretário de Tecnologia de Lençóis Paulista.

Mais modernidade e mobilidade 

A alternativa encontrada foi a migração para uma estrutura baseada em nuvem, com a adoção do Zoho Workplace, plataforma de colaboração da multinacional Zoho. A mudança permitiu substituir o ambiente legado por uma solução que reúne e-mail, agenda e ferramentas de colaboração em uma mesma plataforma. A migração teve auxílio da Safetec.

Segundo Marianne Salgado, gerente de contas da Safetec, a modernização começou justamente a partir da identificação de que a estrutura utilizada pela prefeitura já não acompanhava as necessidades dos usuários. "Eles utilizavam um sistema muito antigo, um legado que precisava ser modernizado. A proposta foi encontrar uma tecnologia que atendesse às necessidades do município e, ao mesmo tempo, tivesse uma usabilidade simples para quem está na ponta", explica.

Além de trocar uma ferramenta por outra, a mudança alterou a maneira como a Secretaria de Tecnologia administra o ambiente. Com os recursos de gestão da plataforma, o município passou a concentrar novamente o controle da comunicação institucional dentro da área responsável pela tecnologia, ampliando a governança, segurança e privacidade de dados — detalhes críticos ao funcionamento da administração pública.

"Agora, com a Zoho, a gente consegue trazer essa questão de volta para dentro do nosso parque tecnológico, com controle dentro da Secretaria de Tecnologia e garantindo a segurança dos processos", diz Conti Barbeiro.

A mobilidade também passou a ser um fator relevante. Secretários e servidores que precisam se deslocar entre diferentes unidades da administração podem acessar seus e-mails e agendas por dispositivos móveis, sem depender de uma estação de trabalho específica. "Hoje, a gente tem a nossa agenda na mão, a comunicação entre os secretários e os servidores e toda a minha equipe trabalhando de forma fácil, rápida e ágil. É isso que a gente busca hoje", afirma.

Tecnologia pública com foco em acesso e eficiência

O caso de Lençóis Paulista também ilustra um movimento mais amplo das administrações municipais em busca de soluções tecnológicas que conciliem modernização e responsabilidade sobre os recursos públicos.

Fernanda Bordini, head da unidade de negócios de produtividade e colaboração da Zoho Brasil, destaca que a transformação digital no poder público não depende necessariamente de grandes projetos de infraestrutura, mas de identificar problemas concretos e encontrar soluções que possam ser incorporadas à rotina dos servidores.

"Modernizar uma prefeitura significa, antes de tudo, melhorar a experiência de quem presta o serviço público. Quando uma ferramenta facilita a comunicação entre equipes, dá mobilidade aos gestores e permite que a área de tecnologia tenha maior controle sobre o ambiente, o impacto deixa de ser apenas tecnológico e passa a alcançar a própria operação do município", afirma.

Segundo ela, iniciativas desse tipo também podem contribuir para que prefeituras avancem gradualmente na digitalização, sem precisar substituir todos os seus processos de uma única vez. "A transformação digital no setor público acontece muitas vezes por etapas. Começar pela comunicação e pela colaboração cria uma base para que, posteriormente, outras áreas possam incorporar recursos digitais e trabalhar de maneira mais integrada", acrescenta Fernanda.

Próximos passos

A mudança em Lençóis Paulista não encerra o processo de digitalização. De acordo com Conti Barbeiro, o município avalia ampliar o uso dos recursos disponíveis no ambiente, que vão além de e-mail e agenda.

"Há ainda estudos para que a gente amplie essa utilização, pois existem muitas ferramentas dentro do Zoho Workplace que podem ser utilizadas para a gestão da prefeitura, não só para e-mail, calendários e comunicação interna, mas também para questões de gestão, planejamento, entre outras", afirma.

O movimento acompanha a própria estratégia do município de incorporar inovação tecnológica à administração. Em vez de tratar a tecnologia apenas como uma estrutura de suporte, a prefeitura busca utilizá-la como parte da operação diária e da relação entre suas diferentes áreas, devolvendo o controle sobre o ambiente digital público e gerando impacto direto na rotina dos servidores.