Marzo 2024. Los espacios de trabajo y las labores de oficina han cambiado significativamente en los últimos años, gracias a la integración de novedosas herramientas digitales. Con la implementación de estas soluciones, las empresas pueden incrementar su productividad, automatizar las tareas repetitivas o mejorar las condiciones de sus colaboradores, sin importar su tamaño o su tipo de negocio.

Carla García, Directora de Ventas de Zoho para América Latina, destaca que las suites de aplicaciones de productividad y comunicaciones en la nube, permiten trasladar fácilmente la oficina a cualquier lugar. Estos paquetes aumentan la eficiencia y facilitan la colaboración al integrar, como Zoho Workplace, procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico, mensajería instantánea, disco duro virtual y videollamadas, entre otras.  

Ahora bien, antes de migrar su organización hacia un entorno digital, los expertos recomiendan considerar cinco elementos indispensables para mejorar la productividad en la oficina:

1. Colaboración eficiente: las suites de productividad en la nube permiten compartir recursos fácilmente y acceder a todo tipo de documentos en tiempo real, lo que impulsa la colaboración entre los miembros de equipos internos y externos, como colaboradores o clientes. Estos espacios colaborativos también permiten gestionar el conocimiento de la compañía y darle acceso a las personas que lo necesiten de forma controlada, para cuidar privacidad y seguridad de los datos.

2. Comunicación unificada: la implementación de soluciones de comunicación empresarial mejora la fluidez y eficacia de las interacciones. Por esta razón, estas suites incorporan aplicaciones para hacer reuniones virtuales y chats corporativos, que encriptan los mensajes y son menos vulnerables a ataques digitales.

3. Facilidad de uso: la diversidad de perfiles en las empresas y las marcadas brechas generacionales requieren herramientas intuitivas y fáciles de usar. Ante todo, deben lograr que los colaboradores más antiguos mantengan el ritmo de cambio al adoptar interfaces de usuario más amigables y a prueba de diversos niveles de habilidad tecnológica.

4. Espacios seguros y privados: la migración a entornos digitales, junto con los modelos híbridos y el trabajo en espacios abiertos o coworkings con redes abiertas, convierte a la privacidad de los datos en una prioridad para todas las empresas. Es importante contar que el proveedor de servicios colaborativos garantice altos estándares para proteger la información, como sucede por Zoho Workplace. Así mismo, cada compañía debe establecer los permisos de acceso a los archivos según el cargo, las responsabilidades y las necesidades de cada persona en la organización.

5. Acceso en todo momento: las empresas deben garantizar que sus trabajadores cuenten con herramientas en la nube que les permitan crear informes, estudios, comunicados y otros documentos con eficiencia y seguridad, incluso desde los teléfonos inteligentes. Estas aplicaciones además permiten una comunicación efectiva con socios y clientes.

El entorno de trabajo digital impulsa el desempeño de las empresas que deciden dar el paso hacia el trabajo remoto o híbrido, al proporcionar la infraestructura necesaria para mantener la conectividad y la productividad de los trabajadores.