Las herramientas de Inteligencia Artificial (IA) prometen ser la mano derecha de organizaciones que quieren impulsar sus ventas, mejorar sus productos o atacar nuevos mercados, entre otras tareas. De hecho, un estudio de la consultora McKinsey muestra que cada vez más empresas confían en ellas, al punto que el 88% ya la usan en al menos una de sus funciones.

Sin embargo, este auge en su implementación no se refleja en los resultados. Apenas 44% de las empresas que la utilizan reporta más eficiencia en sus procesos de negocios y apenas 24% tiene mayor rentabilidad, según una encuesta de PriceWaterhouseCoopers.  

"Aún hay empresarios que ven la IA como una 'varita mágica' que solucionará los problemas estructurales de su negocio. No obstante, olvidan que antes de implementarla, requieren de un trabajo previo para reducir el riesgo de errores y ayudar a impulsar los resultados", comenta Fernando Sotelo, Director de Experiencia al Cliente de Zoho para América Latina.  

De acuerdo con Sotelo, estas son las siete recomendaciones que debería tener en cuenta cualquier compañía, sin importar su tamaño, para lograr una integración exitosa:

1. ¿Tienes un objetivo de negocios claro?

Las empresas que aprovechan mejor la IA no comienzan preguntando qué herramienta comprar porque está de moda, sino qué tarea interna debería mejorar porque cuesta tiempo o dinero. Entonces, el primer paso es elegir un proceso concreto (responder cotizaciones, conciliar facturas, dar seguimiento a clientes), para definir cómo usarla y sus indicadores.

2. ¿Tienes tus datos ordenados y en un solo lugar?

La IA es tan útil como la información que recibe. Si las ventas viven en una hoja de cálculo, los clientes en el correo y las facturas en otro sistema, cualquier algoritmo tendrá una visión parcial. La clave es centralizar la información de clientes, ventas y finanzas; unificar los datos y depurar los duplicados incluso antes de seleccionar la herramienta de IA.

3. ¿Tienes tus procesos documentados?

Automatizar un proceso caótico solo producirá caos más rápido. Aquí es necesario describir, aunque sea en una página, cómo se hace hoy la tarea que se quiere mejorar, cuál es el paso a paso, quién interviene y dónde suele atorarse. Esto ayudará a tener claridad de las oportunidades de mejora.

4. ¿Tienes reglas claras de privacidad y seguridad?

"Antes de conectar una herramienta de IA, debes saber qué pasa con los datos de clientes y empleados, y si se usan para entrenar modelos de terceros. Nuestro modelo, Zia LLM, aprovecha la IA pero mantiene los datos de los clientes en el ecosistema de Zoho, sin usarlos para entrenar herramientas", dice Sotelo, de Zoho. Siempre pregunta a cada proveedor dónde se almacenan los datos y quién tiene acceso.

5. ¿Usas plataformas unificadas?

Cada aplicación aislada es otra contraseña, otro costo y otra fuga potencial de información. La IA rinde más cuando está en un ecosistema conectado donde entiende mejor el contexto del negocio. Zoho apuesta por este enfoque e incluye Zia en su suite de aplicaciones, sin cobros por separado. Aquí, revisa si las aplicaciones que usas incorporan funciones de IA.

6. ¿Tu personal conoce las posibilidades de la IA?

La tecnología no cambia nada si el equipo no la usa. Comunica desde el inicio el objetivo de la IA, para reducir el miedo. Capacita a un par de empleados de confianza que se encarguen de apoyar al resto en el proceso, y reserva la supervisión humana para decisiones sensibles.

7. Siempre comienza pequeño, mide y escala

La mayor clave es realizar un piloto de uno o dos meses en un solo proceso, con una métrica simple (horas ahorradas, tiempo de respuesta, errores evitados). Si funciona, replícalo en otra área; si no, ajusta el proceso o descártalo. Equivocarse a escala pequeña sale barato.

"La tecnología no debe ser un privilegio de las grandes corporaciones. Para una panadería, un despacho contable o una distribuidora regional, la IA puede ser la herramienta que le permita competir con quien tiene diez veces su presupuesto", concluye Sotelo.